为什么企业想更换公司秘书？
常见原因包括沟通太慢、年费范围不清楚、找不到文件，或公司开始需要更完整的董事与股东事务支持。先把实际问题列出来，再寻找新服务方。
沟通与响应
整理经常出现的问题和重要期限，讨论新的通知方式。
文件不完整
列出缺少的登记册、决议、申报资料与原件。
公司需求变化
引入投资人或董事增加后，可能需要更正式的审批与记录流程。
更换公司秘书的交接清单
新任合资格人士应先检查公司现状和适用的委任、辞任及申报步骤。不能以为签署商业报价就完成法定变更。
公司基本资料
公司注册编号、成立文件和现行董事股东资料。
法定文件
登记册、章程（如有）、董事决议、会议记录及股权文件。
申报记录
最近的 Annual Return、财务报表、实益拥有人资料及待处理事项。
实际交接
确认原件交付、联系人、紧急期限、费用及相关生效日期。
新服务商应该回答的问题
询问实际负责的合资格专业人士、旧记录核对范围、收费及开始负责的时间。最好以书面清单确认。
谁负责法定事务？
服务公司与实际担任法定公司秘书的个人不一定是同一法律主体。
会检查哪些历史文件？
过去遗留问题是否纳入服务，还是另行评估与报价？
后续如何管理期限？
确认新的年度日历、签署流程及提醒方式。
常见问题
Sdn. Bhd. 可以更换公司秘书吗？
通常可以依法安排，但须符合公司法、资格及相关公司和 SSM 程序。具体顺序与日期应由合资格人士确认。
旧文件会自动转到新秘书手上吗？
不能这样假设。双方应明确文件交接范围，列出缺失或未完成的项目。
新公司秘书能处理旧申报问题吗？
部分问题可以评估处理，但通常需要另行核对历史记录与具体责任。
更换需要多久？
视文件完整程度、公司批准、辞任与委任步骤及未办事项而定，不宜承诺固定完成天数。
指定服务提供方
本页介绍的公司秘书服务由 Optimal Comsec Services Sdn. Bhd.（公司注册编号：202601037826 / 1699921-T）提供。依法需要专业资格的公司秘书委任及相关法定工作，须由符合资格的个人负责。CFO.com.my 负责咨询对接，实际服务范围以双方书面确认的安排为准。
服务全马企业
欢迎来自吉隆坡、雪兰莪与巴生谷、槟城、柔佛、霹雳、吉打及其他州属的企业咨询；这并不代表我们在各州设有实体办公室。
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官方参考资料
- SSM — Incorporation & first company secretary appointment
- SSM — Companies Act 2016 and beneficial ownership guidance
- SSM — Practising certificate guidance
本文仅供一般资讯参考，不构成法律或监管意见。不同公司的实际义务可能不同，请以 SSM 现行规定及获委任的专业人士意见为准。